Zásady spracúvania osobných údajov

Informácie Vám poskytujeme v zmysle článku 13 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „GDPR“).

Na účely týchto zásad:

„Polus Towers“ sú kancelárske budovy s názvom Polus Tower I a Polus Tower II v lokalite na ulici Vajnorská v Bratislave, ako sú bližšie opísané na webovej stránke www.polustowers.sk.

„Wood&Company“ je spoločnosť Wood & Company, a.s., so sídlom Gorkého 4, 811 01 Bratislava, IČO: 35 827 092, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sa, vložka č. 3093/B.

„WREM“ je spoločnosť WOOD Real Estate Management, s.r.o., so sídlom Tomášikova 64, 831 04 Bratislava, IČO: 35 790 474, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sro, vložka č. 21945/B.

POLUS, a.s.
IČO: 35 906 294
Vajnorská 100, 831 04 Bratislava
info@polustowers.sk

V prípade, ak máte akékoľvek otázky k týmto zásadám, použitiu osobných údajov alebo si chcete uplatniť Vaše práva popísané v týchto zásadách, môžete kontaktovať našu spoločnosť emailom, ako aj písomne na vyššie uvedenej adrese.

Rozsah spracúvaných osobných údajov je obmedzený len na údaje nevyhnutné na dosiahnutie daného účelu, resp. len na údaje, na spracúvanie ktorých ste udelili súhlas, ak ste ho udelili.

Osobné údaje získavame najčastejšie priamo od Vás ako dotknutej osoby alebo od nájomcov Polus Towers.

Pred uzavretím zmluvy s našou spoločnosťou je poskytnutie Vašich osobných údajov dobrovoľné. V prípade, ak pristúpite k rokovaniam o uzavretí zmluvy a následne aj s nami uzavriete zmluvu ohľadom Polus Towers, požiadavka na poskytnutie Vašich osobných údajov vyplýva z príslušných zákonov, t.j. bez poskytnutia Vašich údajov nebude možné uzavrieť platnú zmluvu a následne plniť povinnosti z nej vyplývajúce, ako aj povinnosti vyplývajúce zo zákona a súvisiace s existenciou danej zmluvy.

Vaše osobné údaje spracúvame ako prevádzkovateľ na nasledujúcich právnych základoch a na nasledujúce účely.

Účely súvisiace s plnením zmluvy alebo súvisiace s úkonmi vykonanými na žiadosť dotknutej osoby pred uzavretím zmluvy, podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR:

Účel: Prezentácia Polus Towers a komunikácia v rámci predzmluvných vzťahov, resp. rokovaní ohľadom Vášho prejaveného záujmu (napr. žiadosť o predloženie cenovej ponuky, otázky k ponuke priestorov, atď.).
Osobné údaje: E-mailová adresa, a ak ste ich vyplnili v texte kontaktného formulára alebo nám ich poskytli v rámci komunikácie, tak aj nasledujúce údaje: meno, priezvisko, tel. číslo, a prípadné ďalšie osobné údaje, ktoré ste vyplnili v texte kontaktného formulára alebo nám poskytli v rámci komunikácie.
Doba uchovávania: Po dobu nevyhnutnú na zodpovedanie Vašej otázky z kontaktného formulára, resp. po dobu našej predzmluvnej komunikácie, najviac však 3 mesiace od posledného kontaktu z Vašej strany.

Účel: Plnenie zmluvy s nájomcami, resp. rokovanie o uzatvorení zmluvy so záujemcami v súvislosti s prenájmom priestorov v Polus Towers.
Osobné údaje: Príslušné identifikačné, platobné a kontaktné údaje tak ako sú uvedené v príslušnej zmluve medzi Vami a našou spoločnosťou
Doba uchovávania: Počas trvania zmluvného vzťahu a následne po dobu nevyhnutnú k uplatneniu nárokov zo zmluvy; v konkrétnych prípadoch, napr. za účelom ochrany pred hroziacim alebo vzniknutým sporom, sa doba spracovania predlžuje až do zániku danej okolnosti (napr. ukončenia súdneho sporu).

Účely súvisiace s plnením zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR:

Účel: Plnenie našich povinností v oblasti vedenia účtovníctva, daní a archivácie
Osobné údaje: Príslušné identifikačné, platobné a kontaktné údaje uvedené v zmluvných, účtovných a daňových dokladoch​​​​​​​
Doba uchovávania: Počas obdobia 10 rokov od konca zdaňovacieho obdobia, v ktorom sa uskutočnila transakcia, ak právne predpisy nestanovia inak.

Účely súvisiace s oprávnenými záujmami, ktoré sleduje prevádzkovateľ podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR:

Účel: Komunikácia s našimi existujúcimi zákazníkmi, ktorí sú právnickými osobami. Oprávneným záujmom, ktorý sledujeme týmto spracúvaním, je naša schopnosť komunikovať s našimi zákazníkmi, ktorí sú právnickými osobami, počas predzmluvných rokovaní a po uzavretí zmluvy pri jej plnení a výkone našich zmluvných práv a povinností.
Osobné údaje: Príslušné identifikačné a kontaktné údaje uvedené v zmluvných dokladoch uzavretých s našimi zákazníkmi – právnickými osobami alebo inak nám oznámené zo strany našich zákazníkov – právnických osôb
Doba uchovávania: Počas predzmluvných rokovaní a po dobu trvania zmluvného vzťahu so zákazníkmi – právnickými osobami. Následne po dobu nevyhnutnú k uplatneniu nárokov z takého zmluvného vzťahu; v konkrétnych prípadoch, keď je to odôvodnené konkrétnym záujmom, napr. za účelom ochrany pred hroziacim alebo vzniknutým sporom, sa doba spracovania predlžuje až do zániku danej okolnosti (napr. ukončenia súdneho sporu).

Účel: Poskytovanie nášho newsletteru našim existujúcim zákazníkom a ďalšie marketingové oslovovanie našich existujúcich zákazníkov. Oprávneným záujmom, ktorý sledujeme týmto spracúvaním, je naša schopnosť poskytnúť našim existujúcim zákazníkom informácie ohľadom ďalších bytov, priestorov a súvisiacich služieb v ponuke Projektu, a ďalšie informácie týkajúce sa Projektu
Osobné údaje: Príslušné identifikačné a kontaktné údaje v rozsahu nevyhnutnom na marketingové účely
Doba uchovávania: Po dobu trvania nášho oprávneného záujmu, najdlhšie však do uplatnenia námietky na spracúvanie Vašich údajov na tento účel alebo Vášho odhlásenia sa z odberu newslettera.

Pri spracúvaní osobných údajov rešpektujeme Vaše práva ako dotknutej osoby. V zmysle platných právnych predpisov máte ako dotknutá osoba viaceré práva v súvislosti so spracovaním Vašich osobných údajov, v závislosti od zákonného dôvodu a účelu spracúvania:

• právo na informácie o spracúvaní Vašich osobných údajov;
• právo získať prístup k osobným údajom, ktoré sa o Vás spracúvajú a uchovávajú;
• právo požiadať o opravu nesprávnych, nepresných alebo neúplných osobných údajov;
• právo požiadať o vymazanie osobných údajov, keď už nie sú potrebné, alebo ak je spracúvanie nezákonné;
• právo namietať proti spracovaniu osobných údajov na marketingové účely alebo iné účely, ktoré sú založené na zákonnom dôvode podľa ustanovenia čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR;
• právo požiadať o obmedzenie spracúvania Vašich osobných údajov v osobitných prípadoch;
• právo dostať osobné údaje v strojovo čitateľnom formáte a/alebo požiadať o ich prenos inému prevádzkovateľovi;
• právo kedykoľvek Váš súhlas odvolať bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním, ak ste taký súhlas udelili;
• právo požiadať, aby rozhodnutia založené na automatizovanom spracúvaní, ktoré sa Vás týkajú alebo Vás výrazne ovplyvňujú, vychádzajúce z Vašich osobných údajov, vykonávali fyzické osoby a nie automatizovane technické prostriedky, ak sú osobné údaje takto prevádzkovateľom spracúvané. Máte právo vysloviť Váš názor a namietať proti rozhodnutiu prevádzkovateľa;
• právo podať žiadosť alebo sťažnosť prevádzkovateľovi v súvislosti s ochranou a spracúvaním Vašich osobných údajov. Každá dotknutá osoba, ktorá chce podať žiadosť alebo sťažnosť a uplatniť svoje práva, môže tak vykonať osobne, listom alebo elektronicky na kontaktných údajoch uvedených v článku 2 vyššie;
• právo podať sťažnosť dozornému orgánu, najmä v členskom štáte Vášho obvyklého pobytu, mieste výkonu práce alebo v mieste údajného porušenia a právo na účinný súdny prostriedok nápravy, ak sa domnievate, že je spracúvanie Vašich osobných údajov v rozpore s právnymi predpismi. Dozorným orgánom na území SR je:

Úrad na ochranu osobných údajov SR
Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika
web: www.dataprotection.gov.sk
tel.: +421 2 3231 3214
e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk

Medzi príjemcov Vašich osobných údajov patria Wood&Company, WREM, dodávatelia služieb pre našu spoločnosť a externí poradcovia, ako sú poskytovatelia softvérových systémov, IT služieb, poskytovatelia poštových a kuriérskych služieb, prekladatelia, účtovní a daňoví poradcovia, právni poradcovia, marketingové agentúry.

Vaše osobné údaje môžu byť v nevyhnutnom prípade poskytnuté aj súdom a verejným orgánom, na účel plnenia zákonných povinností našej spoločnosti, umožnenia výkonu kontroly nad činnosťou našej spoločnosti, výkonu oprávnení súdneho a verejného orgánu, riešenia sporov a výkonu rozhodnutí.

Vaše osobné údaje nie sú spracúvané výlučne automatizovaným spôsobom, ale vždy sú spracúvané aj našim vyškoleným personálom.

Vaše osobné údaje spracúvame predovšetkým na území Slovenskej republiky, prípadne v členských štátoch Európskej únie.

K prenosu osobných údajov do krajiny mimo Európskej únie môže dôjsť len v prípade, ak je zabezpečená primeraná úroveň ochrany osobných údajov v súlade s príslušnými právnymi predpismi. Takýto prenos sa uskutoční najmä vtedy, ak Európska komisia rozhodla, že daná tretia krajina zabezpečuje primeranú úroveň ochrany osobných údajov, alebo ak sú prijaté iné vhodné záruky, napríklad štandardné zmluvné doložky alebo záväzné vnútropodnikové pravidlá.

Prijali sme a priebežne udržiavame primerané technické, organizačné a bezpečnostné opatrenia, ktorých cieľom je zabezpečiť ochranu osobných údajov pred stratou, zničením, poškodením, neoprávneným prístupom, zmenou, sprístupnením alebo iným neprípustným spracúvaním. Tieto opatrenia nastavujeme s prihliadnutím na povahu, rozsah, kontext a účely spracúvania osobných údajov, ako aj na možné riziká pre práva a slobody dotknutých osôb a na aktuálny stav technického rozvoja.

Súčasťou prijatých opatrení sú aj interné kontrolné mechanizmy, určenie pravidiel prístupu k osobným údajom a zabezpečenie toho, aby s osobnými údajmi prichádzali do styku len oprávnené osoby, ktoré sú viazané povinnosťou mlčanlivosti a boli primerane poučené alebo vyškolené.

Ak máte záujem o bližšie informácie týkajúce sa ochrany Vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom kontaktných údajov uvedených v článku 2 týchto zásad.

Informácie, ktoré sme vám povinní vzhľadom na naše spracúvanie osobných údajov poskytnúť, sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z tohto dôvodu si vyhradzujeme právo tieto zásady upraviť. V prípade, že zmeníme tieto zásady podstatným spôsobom, túto zmenu Vám dáme do pozornosti. Aktuálne znenie týchto zásad bude vždy dostupné na webovej stránke spoločnosti.